Возможности
Что сохраняется
- Настроенный отчёт сохраняется снимком: разрезы, показатели, условия и сортировка. Столбцы хранятся вместе с фильтром, поэтому набор открывается именно той таблицей, которую настраивали.
- У набора есть название и пояснение.
- Период сохраняется относительным — «Сегодня», «Вчера», «Текущая неделя», «Прошлая неделя», «Текущий месяц», «Прошлый месяц», «Прошлый квартал», «Текущий год», «Прошлый год», «Последние 7 дней», «Последние 30 дней». Он пересчитывается в момент открытия, в часовом поясе организации.
- Период можно задать и датами — тогда отчёт останется за этот период; при сохранении об этом предупреждают.
Как открывается
- Сохранённые отчёты стоят списком в разделе отчётов кабинета. Сверху те, которыми пользовались недавно.
- Строка раскрывается, и внутри неё лежат условия этого отчёта; соседние наборы видны рядом и открываются одним движением.
- Отчёт, который никуда не сохранён, — такая же строка списка: «Свой отчёт».
- Поверх сохранённого можно менять условия, ничего не сохраняя: строка помечается словом «изменён», а вернуть её к сохранённому виду можно командой «Вернуть как сохранено». Пометка держится и на закрытой строке, пока работают с соседней.
- Ссылка на страницу отчёта открывает у другого сотрудника тот же сохранённый набор — при условии, что он ему виден.
Кому виден и кто правит
- Набор бывает личным или общим. Личный виден только автору, общий — всем сотрудникам организации, у кого есть доступ к отчётам; у общего под названием показан автор.
- Общий набор заводит и правит тот, кто управляет организацией. Отметка «Виден всем в организации» показывается только ему.
- Свой набор правится на месте: «Сохранить изменения» переписывает его новыми условиями. Чужой общий набор правкой не переписывается — предлагается «Сохранить как новый».
- Название, пояснение и видимость меняются в настройках набора, там же он удаляется — с подтверждением по названию.
Как настроить
- Отдельного включения не требует: сохранённые отчёты доступны там же, где конструктор отчётов, — в разделе отчётов кабинета.
- Кому доступны отчёты, решает бизнес-роль сотрудника: настройка «Доступ к отчётам» закрывает и сами отчёты, и сохранённые наборы одновременно.
- Сохранение — команда рядом с построенной таблицей. В диалоге задаются название, пояснение и видимость.
- Переименование, смена видимости и удаление — в настройках строки набора, у своих наборов там же стоит удаление.
Что должно быть настроено и ограничения
- Работает поверх конструктора отчётов (Конструктор отчётов) и живёт вместе с ним: вне кабинета сохранённых отчётов нет.
- Сотруднику нужен доступ к отчётам; без него не видно ни отчётов, ни своих наборов.
- Общий набор требует права управлять организацией — и на создание, и на правку.
- Состав проверяется при сохранении: набор с неизвестным разрезом, показателем или условием не сохранится, а причина будет названа списком.
- Показатель, отключённый у организации, сохранению не мешает: набор переживает выключение, а отчёт при построении сообщит, каких столбцов не показал.
- Если состав отчёта изменился и сохранённое условие показать на панели нечем, отчёт строится без этого условия и говорит об этом прямо.
- Отчёт с периодом, заданным датами, так и останется за эти даты.
Чего нет
- Не хранит цифры. Сохраняются условия, а не результат: данные считаются заново при каждом открытии, снимка «как было на такую-то дату» не остаётся.
- Не переносится между отчётами: набор принадлежит тому отчёту, на котором сохранён. Сегодня сохранять условия можно только у отчёта по заказам — у маркетинговых отчётов и сводок своих наборов нет.
- Не показывает чужое личное: личный набор другого сотрудника не виден и не открывается по ссылке даже тому, кто управляет организацией.
- Не режется по точкам: общий набор виден всем, у кого есть доступ к отчётам, выдать его только части сотрудников нельзя.
- Не приходит сам: ни расписания, ни отправки на почту у сохранённого отчёта нет — его открывают в кабинете.
- Не выгружается файлом: сохранённый набор строит таблицу на экране.
- Не переживает несохранённые правки: они живут до перезагрузки страницы.
Примеры
Еженедельная сводка по точкам. Настроить отчёт по заказам: разрез по точкам, показатели — заказы, выручка, средний чек, период «Прошлая неделя». Сохранить под названием «Продажи за неделю по точкам». В следующий понедельник открыть строку списка — отчёт уже за новую неделю, настраивать заново нечего.
Одни цифры на всю команду. Тот, кто управляет организацией, сохраняет набор с отметкой «Виден всем в организации». Управляющий точкой открывает его из списка и видит, чей он. Захотел посмотреть по-своему — меняет условия, строка помечается словом «изменён», и он либо возвращает её как сохранено, либо сохраняет свой отчёт как новый; общий при этом не меняется.
Разовая проверка поверх сохранённого. Открыть привычный набор, сузить период до вчера, добавить условие по каналу, нажать «Показать». Посмотреть, вернуть строку как сохранено и уйти — сохранённый набор остался прежним.