Раздел "Заказы" – один из самых главных участков работы сотрудника ресторана. Здесь можно отслеживать статусы заказа и их срочность, видеть только краткую необходимую информацию о заказе и по необходимости быстро перейти в подробную информацию о заказе; на карте отображаются свободные и работающие курьеры в реальном времени; есть необходимые параметры для фильтрации заказов.
Все источники получения заказа сведены в одну точку: сайт, приложение, заказ по телефону или через агрегаторы. Если у вас несколько ресторанов, Смартомато выберет нужное заведение согласно условиям доставки, которые вы определите.
Мы сделали систему, которая позволит сделать вашу доставку по-настоящему понятной и предсказуемой. Каждый заказ проходит несколько стадий обработки, наша система обратит внимание диспетчера на любые отклонения.
Экран для работы с заказами состоит из поля с заказами и их фильтрами, карты и краткой информации по выбранному заказу:
Рассмотрим каждый блок в подробностях.
Работа фильтрами
Раздел состоит из четырех секций: "сейчас", "позже", "все" и кнопки создания нового заказа (зеленая кнопка +):
В секцию "позже" попадают заказы:
-
заказы "как можно скорее" – только если до начала обработки еще 2+ часа
-
заказы "отложенные" – все отложенные, у которых еще не наступило время приготовления.
Все остальные заказы будут в секции "сейчас". Даже отложенные заказы, которые находятся в статусе "Новый". В этом разделе заказы сортируются следующим образом:
-
Заказы в статусе "Подтвержден", у которых подходит время начала приготовления.
-
Затем идут заказы в статусах после "Подтвержден", у которых подходит время передачи курьеру.
-
Затем идут заказы в статусе "У курьера".
К заказам в секциях "сейчас" и "позже" есть возможность применить свои фильтры, чтобы отображались не все заказы. Можно отфильтровать по статусу заказа, по ресторану, назначенному курьеру, зоне доставки, периоду доставки:
 |
 |
Секция "Все" предназначена для просмотра списка всех заказов за все время. По умолчанию здесь отображаются заказы за последние 14 дней. Примените настройку отображения всех заказов старше двух недель, чтобы увидеть больше заказов:
Также в этой секции можно применить следующие фильтры:
-
статус заказа – отобразите только заказы с определенными статусами: новый, подтвержден, готовится, приготовлен, у курьера, доставлен, отменен, черновик;
-
период доставки – отобразите заказы только за определенный промежуток времени;
-
оценка клиента – отобразите заказы с определенной оценкой;
-
рестораны – отобразите только заказы из конкретного ресторана, если в организации их несколько;
-
способы оплаты – отобразите только заказы с определенным типом оплаты: наличные, картой онлайн, картой курьеру;
-
статус оплаты онлайн – отобразите только оплаченные/неоплаченные онлайн заказы;
-
назначенные курьеры – отобразите только те заказы, которые доставлял(и) выбранный(е) курьер(ы);
-
источник заказы – отобразите заказы по источнику: сайт, мобильная версия сайта, приложение iOS или Android или же агрегатор;
-
способ заказы – отобразите заказы с определенным типом доставки: доставка курьером, самовывоз или заказ за столик.
Все заказы с примененными фильтрами можно выгрузить в файл для дальнейшей аналитики:
Заказы можно фильтровать по возрастанию/убыванию, нажав на заголовок столбца: номер заказа, статус, дата поступления, категория, ресторан, клиент, адрес доставки, оценка заказа, дата доставки, назначенный курьер, тип оплаты, сумма заказа, источник заказа и зона доставки:
Воспользуйтесь умным поиском, чтобы найти заказы, например, по номеру телефона клиента или названию улицы:
Каждый пользователь может настроить себе необходимые столбы для отображения в разделе “Все”. Перейдите в раздел “Все” и нажмите на стрелку:
Снимите галочки с тех блоков, которые не нужно отображать:
В результате будут отображены только выбранные блоки:
Работа заказами
При поступлении нового заказа в Смартомато сотрудник будет уведомлен звуковым и пуш-уведомлением в правом нижнем углу:
При нажатии на уведомление откроется краткая информация по заказу: номер заказа, источник заказа и время поступления, сумма заказа и тип доставки, имя и номер телефона клиента, время доставки и начала приготовления.
Нажмите на кнопку "Подтвердить заказ", чтобы сменить его статус.
Для просмотра всей информации о заказе, нажмите на его номер, – откроется карточка заказа:
Где вы можете посмотреть историю изменения статусов и другую информацию о заказе:
Здесь же можно менять статусы заказа в выпадающем списке:
 |
 |
Для открытия карточки клиент нажмите на его имя:
Для печати заказа (накладной) нажмите на иконку принтера:
Для назначения курьера выберите заказ и нажмите "Выбрать курьера", выбрав необходимого в списке или при помощи поиска:
Местоположение курьера, его статус, наличие/отсутствие у курьера заказа, а также точка доставки или принятия заказа отображается на карте:
Ручное создание заказа
Для создания нового заказа нажмите на кнопку создания заказа и заполните всю необходимую информацию (ресторан, телефон клиента, тип доставки, состав заказа и т.д.):
Введите полный адрес доставки с указанием города или выберите вариант из подсказки:
Затем нажмите на кнопку определения зоны доставки:
Зона и цена доставки определяются автоматически исходя из настроек зон доставки. Подробнее о создании и настройках зон можно прочитать в этой статье.
Если в организации настроенные промо-акции, то те акции, которые сработают у клиента в заказе, будут отображаться в ней. Информация о стоимости заказа, скидке из акций и итоговой стоимости отображается в нижней части карточки заказа:
При подключенной бонусной системе можно задать сумму, которая будет оплачена баллами, если они накоплены у клиента. Если на вашем тарифе доступен функционал акций, и есть действующие акции с промокодами, можно использовать промокод при оформлении заказа:
Затем при необходимости можно сразу назначить курьера на заказ, указать тип заказа (как можно скорее или к определенному времени), способ его оплаты, количество приборов:
В карточке заказа можно оставить комментарий к заказу, если гость попросил зафиксировать какую-то информацию:
Как добавить блюда в заказ
Чтобы добавить блюда в заказ, кликните на кнопку “Добавить блюдо”:
В открывшемся меню можно вручную находить блюда по категориям и добавлять их в заказ по клику:
Или воспользоваться поиском по меню:
Если процесс создания заказа не был завершен (закрыли форму специально или случайно), создается черновик заказа. Черновики находятся в списке заказов во вкладке “Все”:
При необходимости можно вернуться к любому черновику и закончить оформление заказа.
После заполнения карточки заказа необходимо его разместить. Техническая информация и предупреждения выводятся в отдельном блоке в левой части экрана:
Оформить заказ можно нажав на кнопку "Разместить":
Если гость отказывается от оформления заказа, то в левом нижнем углу есть кнопка для удаления заказа:
Доступно только сотрудникам с ролью Администратор.
Создание заказа из карточки клиента
В Смартомато есть возможность создания заказа из карточки клиента. Для этого в разделе “Клиенты” откройте карточку необходимого клиента и нажмите на кнопку “Новый заказ”:
После этого откроется форма создания заказа сразу с заполненной информацией о выбранном клиенте:
Заполните карточку заказа.
Работа со статусами заказов
Все статусы заказов, которые отображаются в Смартомато, транслируются гостю как на сайт, так и в мобильное приложение и агрегаторы.
| Статусы на сайте | Статусы в приложении | Пуш-уведомления |
|---|---|---|
 |
 |
 |
В случае, если у вас есть интеграция с любой POS-системой, то алгоритм работы со статусами следующий:
-
Гость совершает заказ через сайт, мобильное приложение или через агрегатора.
-
Заказ поступает в Смартомато, а затем в POS-систему.
-
В POS-системе меняются статусы заказа в зависимости от его готовности. Если в POS-системе выставлен статус “Готовится”, этот статус сразу же поступает в Смартомато и сразу же показывается на сайте, в мобильном приложении (помимо смены статуса в карточке заказа гостю также поступает пуш-уведомление с текущим статусом) и в агрегаторе.
-
Статус доставки выставляет курьер через мобильное приложение Order Machine (если используются собственные курьеры) или аутсорс-курьер в своем приложении. При выставления данного статуса он поступает в Смартомато, а затем сразу поступает в POS-систему.
Алгоритм обработки заказа для оператора
Заказ, оформленный гостем, попадает в логистический интерфейс Смартомато как «Новый» заказ:
Далее, оператор логистического центра подтверждает заказ, нажав на "Подтвердить заказ":
После чего оператор назначает на заказ курьера, нажав на "Выбрать курьера", в карточке заказа. В открывшемся списке оператор выбирает необходимого курьера и подтверждает назначение кнопкой "Назначить":
В мобильное приложение курьера поступают уведомление и назначенный на него заказ:
Курьер открывает детальную карточку заказа и принимает назначенный заказ:
Оператор, в свою очередь, видит в логистическом интерфейсе подтверждение от курьера в виде зеленой галочки:
По готовности заказа курьер отмечает в мобильном приложении, что начинает доставку нажатием на "Начать доставку" в карточке заказа:
Оператор все так же видит данную информацию со своей стороны в карточке заказа в интерфейсе:
В конце курьер отмечает в мобильном приложении, что гость получил свой заказ, нажав на кнопку "Доставлен":
Финальный статус заказа попадет в логистический интерфейс и сотрудник видит, что доставка заказа успешно завершена:
Как отредактировать заказ
При интеграции с POS-системой редактирование заказа выполняется только до того, как заказу будет присвоен статус “Подтвержден” или заказ будет отправлен в POS-систему. Если одно из этих условий выполнено — изменения не будут переданы в POS-систему.
-
Откройте карточку заказа и нажмите “Редактировать”:
-
Вы можете изменить количество уже добавленного блюда (увеличить, уменьшить или удалить):
-
Вы можете добавить новое блюдо:
-
Вы можете добавить комментарии для блюд, нажав на “Редактировать” (для блюд без модификаторов) под названием блюда. Для добавления/изменения комментария блюда с модификаторами нажмите на название модификатора:
-
Для применения изменений редактирования заказа нажмите “Закончить”:
Остались вопросы? Напишите нам в телеграм-чат https://t.me/smartomato_help или на почту support@smartomato.ru – во всем поможем :)