Включается по обращению в поддержку.
Возможности
Журнал документов
Все документы склада собраны в одном журнале: «Склад» → «Документы». Слева колонка видов («Все документы» и виды, которые сотрудник вправе читать), над таблицей — фильтры.
- Фильтры: период по учётной дате документа, статус, склад (если складов больше одного); вид выбирается колонкой слева.
- Столбцы: дата, номер, вид (когда выбрано «Все документы»), склад, поставщик, источник, причина (по умолчанию скрыт), сумма, статус; у заказов поставщику — ещё «Поставка».
- Сортировка по дате, номеру, складу, статусу и сумме. Новые документы идут сверху, список подгружается по 50.
- Столбец «Сумма» и все цены видны только тем, у кого есть право видеть себестоимость.
- Строка «Источник» говорит, откуда документ: «Заведён вручную», «Заказ», «Накладная поставщика», «Просроченные партии склада», «Импорт из файла».
- Если у организации задана дата запрета изменений, над журналом стоит строка об этом.
Виды документов
Документ открывается карточкой: шапка, состав (строки), итог, вкладки «Документ», «Подписи», «Журнал». У каждого вида своя шапка и свои столбцы состава.
| Вид | Что оформляет | Что вводится |
|---|---|---|
| Приход | поступление продуктов от поставщика | поставщик, заказ поставщику (если есть оформленные), накладная и её дата, счёт-фактура, «НДС в себестоимости»; в строке единица или фасовка, цена с НДС, ставка НДС, срок годности |
| Списание | расход продуктов | причина из справочника; в строке количество, цену берёт себестоимость |
| Корректировка | выравнивание остатка | в строке «Должно стать» — разницу посчитает проведение; цена нужна только для начального остатка |
| Возврат поставщику | возврат по проведённому приходу | приход-основание; строки собираются из его позиций, вписывается количество в пределах «можно вернуть» |
| Перемещение | движение между складами | склад-получатель обязателен |
| Акт приготовления | заготовка из ингредиентов | что приготовили и сколько; ингредиенты списываются по технологической карте заготовки |
| Акт разделки | разбор исходной позиции на части | что разделали и сколько; в строках — что получили по факту взвешивания, с долей стоимости |
| Заказ поставщику | намерение закупить | поставщик; движения остатка нет, под заказом можно завести приход и сверить «заказано — пришло» |
| Акт реализации | списание продуктов под проданные блюда | заводится и проводится заказом, руками только читается |
Инвентаризация видна в журнале как вид, но заводится и ведётся в отдельном подразделе «Инвентаризация».
Создание и проведение
- Документ заводится кнопкой «Документ» в шапке журнала. Если слева выбран один вид, кнопка заводит его сразу, а при «Все документы» открывается меню видов. Заводить можно все виды из таблицы, кроме акта реализации.
- Черновик сохраняется и правится свободно, удаляется кнопкой «Удалить черновик».
- «Провести» меняет остаток и себестоимость, ставит статус «Проведён» и присваивает номер: префикс вида, код склада и порядковый номер в пределах года, не длиннее 11 символов. У черновика номера нет.
- Проведение не пройдёт, если в документе нет строк, склад в архиве, у строки прихода нет цены, возврат больше пришедшего или в накладной поставщика остались несопоставленные строки.
- Если документ уводит остаток позиции в минус, система называет позиции и спрашивает «Провести с уходом в минус». Если цена прихода выше договорной цены поставщика, она спрашивает «Провести по цене накладной». Расхождение цен остаётся в журнале документа.
- Дату документа в будущем поставить нельзя. Проведение всегда происходит «сейчас», задним числом остатки не пересобираются.
- Если документ изменили, пока его правили, карточка предлагает «Показать свежую версию» или «Сохранить мои правки поверх».
Сторно и исправление
- «Сторнировать» возвращает остатки и себестоимость к тому, что было до проведения. Документ остаётся в журнале со статусом «Сторнирован».
- «Исправить» сторнирует проведённый документ и сразу открывает черновик-копию со ссылкой на оригинал. Копию правят и проводят заново; в карточке обоих документов видна ссылка «Открыть второй».
- «Изменить номер» заменяет номер проведённого документа на свой (например, из нумерации бухгалтерии): до 11 символов, без повторов в этом виде за год; замена попадает в журнал.
- У заказа поставщику вместо этого «Отменить заказ» и «Исправить заказ»; движений остатка у него нет.
Подписи
Вкладка «Подписи» показывает, кто и в какой роли подписал документ: «Составил», «Принял», «Материально ответственное лицо», «Член комиссии», «Председатель комиссии», «Утвердил».
- В подписи сохраняются ФИО и должность на момент подписания.
- Способ подписи назван вслух: «Подписал сам» и «Внесена оператором с бумаги» — подпись за другого сотрудника.
- По умолчанию подписывает «Я» — сотрудник, привязанный к учётной записи. Выбрать другого можно, если сотруднику виден список сотрудников.
- Подписывать можно черновик и проведённый документ, сторнированный нельзя. Сотрудник должен работать на дату документа.
- Если черновик правили после подписи, подпись помечается устаревшей и зачёркивается: подписывали другое содержимое.
Журнал событий и печать
- Вкладка «Журнал» у сохранённого документа перечисляет события с именем сотрудника и временем: создан, изменён, проведён, сторнирован, исправлен, подписан, изменён номер.
- Печать — в шапке карточки: бланки вида документа с просмотром, PDF и печать, а также таблица Excel. На бланке черновик помечен «ЧЕРНОВИК», сторнированный документ — «СТОРНИРОВАН».
Документы, которые создаёт система
- Акт реализации заводится по каждому заказу, дошедшему до «Доставлен», — отдельным документом на каждый склад, с которого списаны продукты. Если заказ отменили, акт сторнируется.
- Если заказ отменили после начала готовки, по умолчанию отмена проходит сразу и оставляет черновик списания, который проведёт или удалит сотрудник. Вопрос об исходе («Списать продукты» или «Вернуть на склад») появляется, только если включён соответствующий параметр склада; «Вернуть на склад» в нём доступно администратору и региональному администратору, менеджеру — одно «Списать продукты».
- «Списать просроченное» из остатков собирает черновик списания по просроченным партиям склада; его проводит сотрудник.
- Приход может появиться из накладной поставщика, а документы — из загрузки из файла; в журнале у них свой «Источник».
Как настроить
- Склад — отдельная возможность, по умолчанию она выключена. Пока она не включена, раздела «Склад» в кабинете нет, а заказы склад не затрагивают.
- Склады точек заводятся сами при первом открытии раздела. Остальные справочники — «Склад» → «Справочники»: «Номенклатура», «Склады», «Поставщики», «Группы номенклатуры», «Счета учёта», «Причины списания». Их заводит администратор.
- Дата запрета изменений ставится в «Склад» → «Учёт» → «Закрытие периода» и доступна администратору.
- Печатные формы документов и их подписанты настраиваются в настройках, раздел «Печатные формы».
- Допуск, на сколько цена накладной может превышать договорную до вопроса при проведении, задаёт поддержка.
Что должно быть настроено и ограничения
Что должно быть готово
- У организации включён складской учёт.
- Есть хотя бы один склад, которым сотрудник распоряжается, и позиции в номенклатуре. Для списания нужна причина списания (стартовые причины заводятся сами). Поставщик у прихода не обязателен, приход без него проводится; без поставщика не работают только сверка цены с договорной и выбор заказа поставщику. У заказа поставщику поставщик обязателен.
- Склад в архиве не принимает проведение документов.
Кто что может
Права на склад выданы четырём ролям: администратору, региональному администратору, менеджеру и менеджеру-логисту. Для остальных ролей и бизнес-ролей не проверено.
| Действие | Администратор | Региональный администратор | Менеджер, менеджер-логист |
|---|---|---|---|
| Читать документы, видеть журнал | да | да | да |
| Заводить, править, удалять черновики, проводить, подписывать | да | да, по своим точкам | да |
| Сторнировать, исправлять, менять номер | да | да, по своим точкам | нет; у заказа поставщику — отменить и исправить |
| Подтвердить уход в минус | да | да, по своим точкам | нет: проведение отклоняется с названием позиций |
| Видеть цены, суммы, себестоимость | да | да | нет |
Сотрудник, у которого доступ ограничен точками, видит склады своих точек и центральные, но документы ведёт только по складам своих точек. По центральному складу ему доступны чтение и приём перемещения.
Закрытый период
Если задана дата запрета изменений, документ с учётной датой по эту дату включительно не проводится, не сторнируется, не исправляется, не удаляется и не получает новый номер. Поставить документ в закрытый период тоже нельзя. Черновик закрытого периода править можно: так его переносят в открытый период. Заказ поставщику запрет не касается, потому что остаток он не меняет.
Чего нет
- Не правит проведённый документ на месте: только сторно и исправление новым документом.
- Не проводит задним числом: проведение происходит в момент нажатия, учётная дата не может быть в будущем.
- Не позволяет завести или провести акт реализации руками: его ведёт заказ.
- Не заводит инвентаризацию из журнала документов: для неё отдельный подраздел «Инвентаризация».
- Не показывает цены и суммы сотрудникам без права видеть себестоимость.
- Не проверено: работа со складскими документами в приложении сотрудников; проверять по списку возможностей, которые это приложение получает с сервера.
Примеры
Принять товар от поставщика
- «Склад» → «Документы», кнопка «Документ» → «Приход».
- Выбрать склад, дату, поставщика, указать номер и дату накладной; добавить строки: позиция, количество, цена с НДС, срок годности.
- Сохранить и нажать «Провести». Если цена выше договорной, подтвердить «Провести по цене накладной».
- Документ получает номер и статус «Проведён», остаток на складе вырос. По желанию поставить подписи на вкладке «Подписи» и распечатать бланк.
Списать продукты
- «Документ» → «Списание», выбрать склад, дату и причину.
- Добавить позиции и количество; цену берёт себестоимость.
- «Провести». Если остатка не хватает, система называет позиции: администратор может подтвердить «Провести с уходом в минус», менеджеру проведение откажет.
Исправить ошибку в проведённом документе
- Открыть проведённый документ и нажать «Исправить».
- Подтвердить: оригинал сторнируется, остатки возвращаются, открывается черновик-копия.
- Поправить копию и провести. В журнале рядом стоят сторнированный оригинал и новый документ, каждый со ссылкой «Открыть второй».