Инвентаризация склада: документ и этапы

Включается по обращению в поддержку.

Возможности

Список инвентаризаций

В кабинете у раздела «Склад» есть подраздел «Инвентаризация». Это таблица документов с колонками «Дата», «Номер», «Склад», «Что считаем», «Полнота» и «Этап»; список подгружается постранично, по клику строка открывается карточкой.

• Пока документ не проведён, в колонке «Этап» стоит этап процесса, после проведения — статус документа (проведён или сторнирован).
• Номер присваивается при проведении, до этого в колонке прочерк.
• В колонке «Что считаем» — группа номенклатуры или «Весь склад».
• Над таблицей может появиться подсказка, что у склада сменилось материально ответственное лицо или выбыла большая часть бригады, и кнопка «Создать инвентаризацию» (её видит тот, у кого есть право вести инвентаризации): она открывает новую карточку с уже заполненными складом, датой, режимом «Обязательная» и основанием. Документ подсказка сама не создаёт.

Создание и реквизиты

Кнопка «Новая инвентаризация» стоит в шапке экрана. В новой карточке задаются:

• «Склад» (обязательно; если доступен один склад, он подставляется сам);
• «Дата документа» (по умолчанию сегодня);
• «Момент подсчёта» — на этот момент берётся остаток по учёту; если поле пустое, момент ставится при начале подсчёта, и тогда у каждой фиксации он свой; задавать его нужно, если считали раньше, чем вносят;
• «Группа» — «Весь склад» или группа номенклатуры (считается вместе с подгруппами);
• «Полная инвентаризация» — флажок, см. ниже;
• «Режим» — «Плановая (добровольная)» или «Обязательная»; у обязательной добавляются «Основание», «Номер приказа» и «Дата приказа».

Основания обязательной: «Перед годовой отчётностью», «Смена материально ответственного лица», «Смена бригадира или выбытие более половины бригады», «Требование члена бригады», «Выявлен факт хищения или порчи», «Чрезвычайная ситуация», «Иное».

Реквизиты правятся, пока документ на этапе «Планирование». После начала подсчёта склад, момент подсчёта, группа и режим закреплены, карточка показывает их только для чтения.

Полная и частичная

В колонке «Полнота» стоит «Полная» или «Частичная». В частичной сличается только то, что посчитали. В полной непосчитанные позиции, по которым есть остаток по учёту, попадают в сличение нулём, то есть как недостача. Если задана группа, полнота считается в пределах группы.

Частичную инвентаризацию, по которой ничего не посчитано, сличить нельзя; полную можно.

Этапы и шаги

Карточка построена от этапа: сверху ряд «Планирование» → «Подсчёт» → «Сличена» → «Утверждена», пройденные этапы отмечены. До проведения статус документа остаётся «черновик», процесс виден только по этапам. Шаг процесса — кнопка в подвале карточки; видна только та, что подходит этапу.

• «Вернуться к подсчёту» просит подтверждение: строки сличения и их квалификация снимаются, журнал подсчёта остаётся.
• «Провести» доступно только утверждённой. Расхождение берётся между посчитанным и остатком на момент подсчёта: недостача списывается, излишек оприходуется.
• После проведения доступны «Исправить» (проведённая сторнируется, а её копия возвращается к подсчёту с тем же журналом) и «Сторнировать».
• «Удалить инвентаризацию» работает до проведения, на любом этапе.
• Кнопка «Распечатать» есть в карточке всегда, вкладки «Подписи» и «Журнал» — рядом с основной вкладкой «Документ».
• Шаг, который сейчас нельзя сделать, показывается серым, причина — в подсказке к кнопке.

Плановая и обязательная

Плановая идёт без блокировок. Обязательная не пропускает этап, пока не выполнены условия, а причины выводятся списком под рядом этапов:

• чтобы начать подсчёт: указаны основание, номер и дата приказа; в комиссии есть председатель и хотя бы один член; у склада на дату документа есть материально ответственное лицо, оно не входит в комиссию и дало расписку до начала подсчёта;
• чтобы сличить и утвердить: отсутствует меньше пятой части комиссии (пятая часть и больше — результаты недействительны);
• чтобы утвердить: у каждой недостачи сверх норм убыли указана причина, у материально ответственного есть расписка по окончании подсчёта, опись подписали присутствовавшие члены комиссии; если опись исправляли после составления, исправления удостоверили материально ответственные.

Комиссию и расписки ведут в карточке в блоке «Комиссия и материально ответственные», подписи — на вкладке «Подписи». Материально ответственных подставляет склад по дате документа.

Как настроить

• Раздел «Склад» подключается организации по запросу; пока он не подключён, раздела нет в кабинете.
• Сама инвентаризация настроек не имеет: всё задаётся в документе. Что считать, определяют справочники склада: «Склады», «Номенклатура», «Группы номенклатуры», «Причины списания» (из них берётся причина недостачи).
• Материально ответственных назначают в карточке склада.
• Дату запрета изменений ставит администратор в разделе «Склад → Учёт → Закрытие периода».

Что должно быть настроено и ограничения

• Раздел подключён для организации, а у сотрудника есть доступ к складу. Раздел видят администратор, региональный администратор, менеджер и менеджер-логист.
• Вести инвентаризацию (создавать, начинать подсчёт, сличать, проводить) могут те же роли, но только по доступным им складам: у региональных администраторов и менеджеров это склады их точек.
• Утверждает результат администратор или региональный администратор. Менеджер доводит документ до сличения, а провести можно только утверждённую.
• Сторнировать и исправить проведённую могут администратор и региональный администратор.
• Дата документа и момент подсчёта не могут быть в будущем. Проводится документ текущим моментом, учётная дата остаётся по бумагам.
• Склад не должен быть в архиве.
• Документ с датой в закрытом периоде нельзя утвердить, провести, удалить, а проведённый такой документ нельзя сторнировать и исправить. Новую дату в закрытый период поставить нельзя.
• Посчитанное блюдо при сличении раскладывается на сырьё по техкарте; если техкарты больше нет, сличить нельзя.
• Обязательной нужно материально ответственное лицо склада на дату документа.

Чего нет

• Одна инвентаризация — один склад; нескольких складов в одном документе нет.
• Строки вручную не добавляются и не правятся: их строит сличение из журнала подсчёта.
• После начала подсчёта склад, группу, момент подсчёта и режим не поменять. Другие значения — только новым документом.
• Проведённая инвентаризация не правится: её исправляют («Исправить») или сторнируют.
• Документ не создаётся сам: подсказка о смене материально ответственного лишь предлагает завести его.
• В списке инвентаризаций нет поиска, фильтров и сортировки.

Примеры

Плановая сверка по группе

1. В «Склад → Инвентаризация» нажать «Новая инвентаризация», выбрать склад и группу, оставить «Режим» «Плановая (добровольная)» и «Частичная».
2. Нажать «Начать подсчёт» и внести посчитанное по позициям и зонам.
3. Нажать «Сличить с учётом», назначить причину недостачам сверх норм убыли и, если у позиции ещё нет себестоимости, цену излишку (у остальных излишек оприходуется по текущей себестоимости, поле цены не принимается).
4. Администратор нажимает «Утвердить», затем «Провести».

Обязательная инвентаризация при смене материально ответственного

1. Над списком нажать «Создать инвентаризацию» в подсказке: карточка откроется с режимом «Обязательная» и основанием.
2. Проверить склад и дату, указать номер и дату приказа, создать документ.
3. В блоке «Комиссия и материально ответственные» задать комиссию, получить расписку материально ответственного.
4. Нажать «Начать подсчёт»; при блокировке ориентироваться на список причин под рядом этапов.
5. После сличения собрать подписи комиссии на вкладке «Подписи», утвердить и провести.

Исправление проведённой инвентаризации

1. Открыть проведённую и нажать «Исправить», подтвердить.
2. Проведённая сторнируется, откроется копия на этапе «Подсчёт» с тем же журналом.
3. Дополнить или заменить фиксации, сличить, утвердить и провести заново.