Включается по обращению в поддержку.
Возможности
Состав участников
- Показывает в карточке обязательной инвентаризации блок «Комиссия и материально ответственные»: председатель, члены комиссии и материально ответственные лица с должностями.
- Комиссию задаёт человек: выбирает председателя и членов из сотрудников организации, работающих на дату инвентаризации. Состав сохраняется целиком, один человек может быть в нём только один раз.
- Материально ответственных лиц подставляет склад: берутся назначения склада на дату инвентаризации, личные и по должности. Назначение по должности разворачивается в сотрудников этой должности, работающих на эту дату; у склада ресторана — только из его точки.
- У каждого ответственного видно вид ответственности, договор (номер и дату) и срок назначения.
- Пока подсчёт не начат, ответственные следуют за складом и датой инвентаризации: сменили склад или дату — состав ответственных пересобирается, расписки тех, кто остался, сохраняются.
Явка и расписки
- Явка отмечается у членов комиссии флажком «Присутствует». По умолчанию все считаются присутствующими; отметить можно до сличения, после него в строке остаётся только пометка «Отсутствовал».
- Расписки даёт материально ответственное лицо, их две: «до начала» подсчёта и «по окончании». Расписка — отметка с датой и временем в строке ответственного.
- Расписку «до начала» принимают на этапе планирования, «по окончании» — после начала подсчёта и до утверждения.
Что блок не даёт пройти
- Начать подсчёт нельзя, пока нет основания и приказа, председателя и хотя бы одного члена комиссии, ответственного у склада и расписки «до начала» от каждого ответственного. Ответственное лицо в комиссии — тоже отказ.
- Свести с учётом и утвердить нельзя, если отсутствует пятая часть комиссии и больше.
- Утвердить нельзя без расписок «по окончании» от ответственных и без подписей присутствовавших членов комиссии на вкладке «Подписи».
- Причины, мешающие следующему шагу, выводятся над карточкой готовыми фразами, кнопка шага при этом неактивна.
Печать и исправление
- Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) печатается из карточки; комиссия и ответственные берутся из этого блока.
- При исправлении проведённой инвентаризации комиссия, явка и расписка «до начала» переносятся в копию; расписка «по окончании» и подписи — нет, их дают заново.
Как настроить
- Раздел «Склад» с инвентаризацией доступен, только когда у организации включён складской учёт (см. «Ограничения и предусловия»).
- Материально ответственных лиц склада заводят заранее в справочнике «Склады», в карточке склада, блок «Материально ответственные»: сотрудник или должность, вид ответственности, договор и срок.
- В инвентаризации выбирается режим «Обязательная» и задаются основание и номер с датой приказа; затем кнопкой «Задать комиссию» указывают председателя и членов.
- Подписанты печатных форм инвентаризации задаются отдельно, в настройках печатных форм; к этому блоку они не относятся.
Что должно быть настроено и ограничения
- У организации включён складской учёт; без этого раздела «Склад» в кабинете нет.
- Инвентаризация в режиме «Обязательная». Режим выбирается до начала подсчёта и дальше не меняется.
- У склада есть материально ответственное лицо на дату инвентаризации; нет — подсчёт не начать.
- Комиссия — не меньше двух человек: один председатель и хотя бы один член. Выбирать можно только сотрудников, которые работают на дату инвентаризации.
- Комиссию и расписки ведёт тот, кто ведёт документы склада: администратор, региональный администратор, менеджер, менеджер-логист. Утверждает инвентаризацию администратор или региональный администратор.
- Правило явки: при отсутствии пятой части комиссии и больше сличение и утверждение недоступны. Для комиссии из пяти человек и меньше хватает одного отсутствующего.
Чего нет
- Не работает в плановой (добровольной) инвентаризации: блок виден только у обязательной, и режим выбирается до начала подсчёта.
- Не меняет состав комиссии после начала подсчёта: после старта меняется только явка.
- Не назначает материально ответственных внутри инвентаризации: их назначают в карточке склада, инвентаризация берёт назначения оттуда.
- Расписка — не подпись ответственного, а отметка времени: её ставит сотрудник, который ведёт инвентаризацию.
- Не даёт начать подсчёт, если ответственное лицо входит в комиссию, и не сохраняет двух ролей у одного человека.
Примеры
Подготовить и начать обязательную инвентаризацию
- В кабинете открыть «Склад → Инвентаризация», создать инвентаризацию, выбрать склад и дату, режим «Обязательная».
- Указать основание и номер с датой приказа, сохранить.
- После создания в карточке появляется блок «Комиссия и материально ответственные» нажать «Задать комиссию», выбрать председателя и членов, сохранить состав: ответственные склада появятся в списке сами.
- В строке каждого ответственного нажать «Расписка до начала».
- Нажать «Начать подсчёт».
Провести подсчёт и довести до утверждения
- После подсчёта и до сличения снять флажок «Присутствует» у тех членов комиссии, кто не участвовал.
- Нажать «Сличить с учётом»; если отсутствуют пятая часть комиссии и больше, кнопка неактивна, а над карточкой написана причина.
- Квалифицировать расхождения и собрать подписи присутствовавших членов комиссии на вкладке «Подписи».
- В строках ответственных нажать «Расписка по окончании», затем «Утвердить».
Исправить проведённую инвентаризацию
- Открыть проведённую обязательную инвентаризацию и нажать «Исправить».
- Копия возвращается к подсчёту с тем же журналом, комиссией, явкой и распиской «до начала».
- Дать расписки «по окончании» и собрать подписи заново, затем утвердить и провести.