Включается по обращению в поддержку.
Возможности
Загрузка накладной
- Принимает накладную поставщика в виде файла УПД в формате XML, как его присылает поставщик или выгружает ЭДО. Нужно выбрать склад, на который пришёл товар.
- Повторная загрузка того же файла не заводит вторую накладную.
- Накладные собраны в разделе «Склад» → «Приёмка» → «Накладные»: список с фильтрами по дате накладной, состоянию и складу, колонкой «Не сопоставлено» и источником («Файл УПД», «Внешняя система», «Оператор ЭДО»).
- Поставщик определяется по ИНН и КПП из накладной; если такого поставщика ещё нет, он заводится.
Сопоставление строки
- В карточке накладной у каждой строки видны товар поставщика с артикулом, количество в единицах поставщика и «Наша позиция».
- У несопоставленной строки показаны до трёх подсказок — позиции, в названии которых есть слова из наименования поставщика, — и кнопка «Выбрать…» для выбора из всей номенклатуры.
- Для выбранной позиции задаётся пересчёт: сколько базовых единиц позиции в одной единице поставщика («бутылка 1 л — это 1000 мл»). Готовые фасовки позиции подставляются нажатием. Рядом показывается итог: «В приход: 12 бут → 12 000 мл».
- Одно сопоставление применяется ко всем строкам этой накладной с тем же артикулом поставщика, а без артикула — с тем же наименованием.
- Уже сделанное сопоставление можно переделать нажатием на название позиции в строке, пока приход не проведён.
Запоминание для поставщика
- Галка «Запомнить для поставщика» включена по умолчанию. Пара «позиция + пересчёт» запоминается за артикулом поставщика, а без артикула — за наименованием (без различия регистра и лишних пробелов).
- Когда приходит следующая накладная этого поставщика, такие строки сопоставляются при загрузке сами.
- Если галку снять, сопоставление действует только на эту накладную, например для разовой акционной упаковки.
Что происходит дальше
- Из сопоставленных строк собирается черновик прихода в базовых единицах номенклатуры; в карточке накладной есть кнопка «Открыть приход».
- Пока в накладной остались несопоставленные строки или строки «на проверку», приход не провести. Строка «на проверку» — та, в которой источник накладной не уверен; её подтверждают сопоставлением, хоть той же позицией.
- Когда есть право видеть закупочные цены, у сопоставленной строки показывается сверка цены с договорной или прошлой ценой поставщика и процент отклонения.
- Накладную можно отклонить целиком с обязательной причиной: черновик прихода удаляется, причина сохраняется в накладной и видна в карточке и во внешней системе через открытый интерфейс. Поставщику отказ сам не отправляется.
Как настроить
- Раздел «Склад» с приёмкой появляется, когда у организации включён складской учёт; включается по обращению.
- Отдельных настроек у сопоставления нет. Единственный выбор при сопоставлении — галка «Запомнить для поставщика».
- Справочники, которые нужны для работы, ведутся в том же разделе «Склад» → «Справочники»: номенклатура (с фасовками, из которых берётся пересчёт), склады, поставщики.
Что должно быть настроено и ограничения
Что должно быть готово
- Включён складской учёт, и у сотрудника есть доступ к приёмке: загружать накладные, сопоставлять строки и отклонять накладные могут администратор, региональный администратор, менеджер и менеджер-логист.
- Склад накладной находится в зоне доступа сотрудника: чужой склад сопоставлять нельзя, у региональных администраторов зона сужена их точками.
- В номенклатуре заведена позиция, с которой можно сопоставить строку, и она не в архиве.
- Пересчёт — число больше нуля.
Когда сопоставление запоминается
- Только если у накладной определён поставщик: он определяется по ИНН поставщика из накладной. Без ИНН накладная поставщика не получает, и запомнить сопоставление не к чему.
- Запомненное сопоставление, у которого позиция потом ушла в архив, при загрузке новой накладной не применяется: строка остаётся несопоставленной.
Что видит сотрудник
- Цены, суммы и сверка цен показываются только тем, у кого есть право на себестоимость: администратору и региональному администратору. Менеджер видит накладные и сопоставляет строки без цен.
Чего нет
- Не угадывает пересчёт: единицы поставщика — свободный текст, поэтому число вводит человек (или берёт из фасовки позиции).
- Не сопоставляет сам строку, которую у этого поставщика ещё ни разу не сопоставляли: первый раз всегда делает человек. Подсказки — только варианты позиции, а не решение.
- Загружает только файл УПД в формате XML; другие форматы накладных в кабинете загрузить нельзя.
- Не проводит приход: проводит человек, в журнале документов.
- Не меняет сопоставление в проведённом приходе и в отклонённой накладной: строки там больше не сопоставляются.
- Не пересматривает накладные, загруженные раньше: запомненное сопоставление применяется только к накладным, которые приходят после него.
Примеры
Первая накладная нового поставщика
- В разделе «Склад» → «Приёмка» → «Накладные» нажать «Загрузить УПД», выбрать склад и файл.
- Открыть накладную: все строки несопоставленные, у каждой есть подсказки.
- У первой строки нажать подходящую подсказку или «Выбрать…», указать пересчёт (или нажать нужную фасовку), оставить галку «Запомнить для поставщика», нажать «Сопоставить».
- Повторить для остальных строк.
- Когда в карточке не останется пометки «Осталось сопоставить…», открыть приход и провести его в журнале документов.
Следующая накладная того же поставщика
- Загрузить новый файл УПД.
- Строки, которые уже сопоставляли, сопоставлены с позициями при загрузке; в списке «Не сопоставлено» показывает только новые товары.
- Сопоставить оставшиеся строки, проверить приход и провести его.
Поправить ошибочный пересчёт
- До проведения прихода открыть карточку накладной и нажать на название позиции в нужной строке.
- Изменить пересчёт (например, «1 бут = 1 000 мл» вместо «12 000 мл») и нажать «Сопоставить».
- Строка в черновике прихода пересчитывается; количество и цена обновятся. Остальные строки черновика, в которые кладовщик уже внёс правки, не трогаются.