Включается по обращению в поддержку.
Возможности
Загрузка накладной
- Принимает файл УПД в формате XML, как его присылает поставщик или выгружает ЭДО. Читает обе версии формата, которые сейчас ходят в обороте.
- При загрузке выбирается склад, на который пришёл товар. Предлагаются только склады, которыми сотрудник распоряжается.
- Накладная хранится «как пришла»: наименования, коды, единицы и суммы поставщика.
- Тот же файл, загруженный повторно, возвращает уже заведённую накладную, а не заводит вторую.
- Поставщик определяется по ИНН и КПП из файла; если такого поставщика ещё нет, он заводится.
- Накладную может передать и внешняя система — см. «Открытый интерфейс приёмки».
Список накладных
- Раздел «Приёмка» на складе, вкладка «Накладные»: дата, номер, поставщик, склад, состояние, число несопоставленных строк, сумма с НДС. По умолчанию новые поступления сверху.
- Дополнительные столбцы «Приход», «Загружена» и «Откуда» (файл УПД, внешняя система, оператор ЭДО) включаются в настройке таблицы.
- Фильтры: период по дате накладной, состояние, склад (если складов больше одного).
- Состояния накладной: «Ждёт сопоставления», «Черновик прихода», «Проведена», «Сторнирована», «Отклонена».
Сопоставление строк
- Каждой строке накладной сопоставляется позиция номенклатуры и пересчёт: сколько базовых единиц позиции в единице поставщика («1 бутылка = 1000 мл»). Пересчёт вводит человек; подсказкой служат фасовки выбранной позиции.
- В карточке накладной под названием позиции у сопоставленной строки стоит пересчёт, например «1 шт = 1000 мл». Итог для прихода, например «В приход: 12 шт → 12 000 мл», виден только в окне сопоставления, пока строку сопоставляют.
- Для строки без позиции система предлагает до трёх похожих по названию позиций одной кнопкой; рядом есть выбор из всей номенклатуры.
- Сопоставление запоминается для поставщика (флажок «Запомнить для поставщика» можно снять для разового случая). Следующие накладные этого поставщика сопоставляются сами: по коду товара, а если кода нет — по наименованию.
- Одинаковые строки внутри одной накладной сопоставляются вместе.
Приход и проведение
- Из сопоставленных строк собирается черновик прихода на складе накладной. Он открывается из карточки накладной кнопкой «Открыть приход».
- Приход проверяют, правят и проводят как обычный документ склада в журнале «Документы»: проведение всегда делает человек.
- Пересопоставление строки переписывает её в приходе; остальные правки, которые сотрудник внёс в черновик руками, система не трогает.
- Если сопоставленная позиция маркируемая, подконтрольная или алкогольная, у накладной появляется список подтверждений во внешних системах (вкладка «Подтвердить наружу»).
Контроль закупок
- В карточке накладной у сопоставленных строк показано сравнение цены с договорной ценой поставщика, а если договорной нет, — с ценой прошлой закупки. Цена считается за базовую единицу позиции.
- Число строк с превышением выводится в карточке отдельным сообщением.
- Видно это только сотруднику с правом на себестоимость; без него цен в накладной нет вовсе.
Отказ от накладной
- Накладную можно отклонить целиком с обязательной причиной: черновик прихода удаляется, накладная больше не сопоставляется. Причина сохраняется в накладной.
Открытый интерфейс приёмки
- Внешняя система (бухгалтерия, сервис закупок) передаёт накладную с токеном организации. Накладная идёт тем же путём, что загруженный файл: сопоставление, черновик, проведение человеком.
- Повторная отправка того же документа не создаёт второй накладной.
- Если источник знает нашу позицию, он передаёт её вместе с пересчётом, и строка приходит уже сопоставленной.
- Строку можно передать с отметкой «на проверку»: приход по такой накладной не проводится, пока человек не подтвердил строку в кабинете сопоставлением.
- Система может отдать справочники номенклатуры, поставщиков и складов для сопоставления на стороне источника и статус накладной по её идентификатору у источника.
- Провести приход через этот интерфейс нельзя.
Как настроить
- Раздел «Склад» с подразделом «Приёмка» появляется, когда у организации включён складской учёт. Включает его поддержка по обращению.
- Загрузка и сопоставление доступны сотруднику, который ведёт приходы на складе; отклонение — тому, кто приходы проводит. Склад, на который идёт накладная, сотрудник должен уметь вести.
- Допуск превышения цены над договорной задаётся в настройках складского учёта организации и по умолчанию равен 5%.
- Токен для внешней системы выдаёт сотрудник Smartomato в админке. Самостоятельно клиент токен выпустить не может.
- Договорные цены поставщика заводятся в карточке поставщика (вкладка видна тому, кто видит себестоимость), фасовки — в карточке позиции номенклатуры.
Что должно быть настроено и ограничения
- Нужен включённый складской учёт; без него раздела нет, а открытый интерфейс отвечает отказом.
- Нужны склад, номенклатура и фасовки там, где единицы поставщика отличаются от базовых.
- Провести приход нельзя, пока в накладной есть несопоставленные строки или строки «на проверку».
- Если цена в проводимом приходе выше договорной, система просит подтвердить проведение. Превышение над ценой прошлой закупки проведение не останавливает: оно только видно в карточке.
- Отклонённой накладной соответствует приход, который не проводится и не исправляется.
- Сопоставление запоминается только для поставщика, найденного по ИНН; это обычная ситуация для УПД, где ИНН продавца есть всегда.
- Список накладных показывает накладные только тех складов, к которым у сотрудника есть доступ.
- Сумма накладной и цены строк скрыты у сотрудника без права на себестоимость.
Чего нет
- Не принимает накладные, кроме УПД в XML: ни PDF, ни фотографий, ни других форматов. Распознавания неформализованных накладных в продукте нет.
- Не забирает накладные у оператора ЭДО: источник «Оператор ЭДО» в списке есть, но ни одного оператора к продукту не подключено. УПД из ЭДО можно загрузить файлом.
- Не проводит приход сам: даже полностью сопоставленная накладная ждёт человека.
- Не вычисляет пересчёт единиц для новой строки: его вводит человек, подсказкой служат фасовки позиции.
- Накладная не сопоставляется после проведения прихода или после отклонения. Принятый товар по отклонённой накладной заводят отдельным приходом.
- Накладную нельзя отклонить, пока по ней проведён приход: сначала приход сторнируют.
- Внешним системам проведение и отклонение накладной недоступны: они могут завести накладную, прочитать справочники и узнать статус.
- Подтверждения во внешних системах (подпись УПД, «Честный знак», ветеринарные документы, ЕГАИС) продукт сам не отправляет: их закрывает человек или внешняя система через открытый интерфейс.
- Для внешних интеграторов этот интерфейс не опубликован в документации разработчика.
Примеры
Загрузить первую накладную нового поставщика
- В кабинете открыть «Склад» → «Приёмка» и нажать «Загрузить УПД».
- Выбрать склад, перетащить файл XML и нажать «Загрузить»: откроется карточка накладной.
- Для каждой строки выбрать подсказанную позицию или «Выбрать…», указать пересчёт и оставить включённым «Запомнить для поставщика».
- Когда все строки сопоставлены, нажать «Открыть приход», проверить черновик и провести его в журнале документов.
Следующая накладная того же поставщика
- Загрузить файл тем же способом.
- Строки, которые поставщик уже присылал, сопоставляются сами; в списке накладная в состоянии «Черновик прихода».
- Дочистить то, что система не узнала, открыть приход и провести.
Накладная из внешней системы со строкой «на проверку»
- Внешняя система передала накладную; в списке она с источником «Внешняя система».
- В карточке у строки видна причина сомнения и кнопка «Проверить».
- Сотрудник подтверждает сопоставление строки, открывает приход и проводит его.