Регистрация приёмки во внешней системе

Включается по обращению в поддержку.

Возможности

Очередь «Подтвердить наружу»

• В кабинете, в разделе «Склад» на вкладке «Приёмка», есть вид «Подтвердить наружу»: очередь того, что после приёмки нужно подтвердить во внешних системах. У каждой регистрации виден срок, статус, откуда она (накладная поставщика или ручной приход), склад и решение по приёмке.
• Очередь отсортирована по сроку: сначала то, что горит. Регистрации без срока стоят в конце.
• Показываются открытые регистрации; переключатель даёт «Закрытые» и «Все». Можно отфильтровать по виду, по срочности и по складу.
• На вкладке «Подтвердить наружу» стоит счётчик: сколько регистраций просрочено или горит.
• В очереди видны только склады, к которым у сотрудника есть доступ.

Какие регистрации нужны

Какие регистрации нужны по приёмке, система решает сама, по свойствам позиций прихода и накладной. Свойства отмечаются в карточке позиции склада.

Перечень пересчитывается после каждого изменения приёмки: приём накладной, сопоставление строк, сохранение, проведение и сторно прихода, отклонение накладной. Если позиций, ради которых регистрация заведена, больше нет, она получает статус «Не требуется».

Срок и срочность

• Срок считается автоматически и показан вместе с правилом, по которому он получен. Если норма не подтверждена первоисточником, рядом стоит оговорка.
• Подпись УПД и приёмка в «Честном знаке» по маркированному товару — 3 рабочих дня с поступления накладной; по молочной продукции — 24 часа.
• Гашение ветеринарного документа — 24 часа после доставки; при частичной приёмке или отказе — сразу после приёмки.
• Подтверждение накладной ЕГАИС — не позднее следующего рабочего дня.
• Срочность открытой регистрации: «Просрочено», «Горит» (до срока меньше суток), «В срок», «Без срока». У закрытых срочности нет.

Порядок: сначала приёмка

• Пока нет решения по приёмке (приход не проведён и накладная не отклонена), регистрация стоит в статусе «Ждёт приёмки», и никакое действие по ней недоступно: кнопка серая, причина видна в подсказке.
• Решение по приёмке одно из трёх: «Принято», «Принято с расхождениями», «Не принято». Расхождения считаются построчно против накладной. У ручного прихода без накладной сравнивать не с чем, он «Принят».
• После проведения прихода или отклонения накладной статус меняется на «Подтвердите наружу».
• Накладную поставщика можно отклонить целиком: действие «Отклонить накладную» в карточке накладной, причина обязательна.

Отметка и журнал обмена

• «Отметить подтверждённой» закрывает регистрацию со статусом «Подтверждено». Комментарий попадёт в журнал; без комментария запись называется «Отмечено вручную».
• У каждой регистрации есть журнал обмена: смена статусов с указанием, откуда она пришла — «Смартомато», «Отправка оператору», «Сверка с оператором», «Внешняя система», «Отмечено вручную» — и кто это сделал.
• Внешняя система, подключённая к складу, может сама сообщать статус регистраций накладной и читать решение по приёмке. Регистрации она не заводит: сообщение о ненужной регистрации отклоняется.

Как настроить

• Без включённого складского учёта раздела «Склад» в кабинете нет, и регистраций тоже.
• Свойства позиции задают, какие регистрации нужны: «Маркировка» (группа: молочная продукция, упакованная вода, пиво и слабоалкогольные напитки, безалкогольные напитки и соки, растительные масла, бакалея, другая группа), «Подконтрольна госветнадзору», «Алкоголь». Справочник позиций ведёт администратор организации.
• Смотреть очередь могут сотрудники, которые видят склад. Действовать — отмечать, сверять, отправлять — те, кто проводит приходы: администратор, региональный администратор (в пределах своих точек), менеджер, менеджер-логист.
• Подписанты ответа на УПД заводятся в настройках организации, в пункте «Подписанты ЭДО»; их ведёт администратор.

Что должно быть настроено и ограничения

• Должен быть включён складской учёт, и у сотрудника должно быть право читать приходы.
• Регистрация появляется только у приёмки, где есть позиция с нужным свойством или накладная пришла через оператора ЭДО. Если свойства у позиций не отмечены, очередь пустая.
• Подтвердить можно только после решения по приёмке.
• Отклонение накладной окончательное: накладная больше не сопоставляется, а приход по ней не проводится и не исправляется. Принятый всё же товар заводят отдельным приходом. Если приход по накладной уже проведён, сначала его сторнируют.
• Сторно прихода по накладной возвращает открытые регистрации в статус «Ждёт приёмки»: обязательства перед внешними системами у поставки остаются. Сторно ручного прихода переводит его открытые регистрации в «Не требуется». Закрытые и уже отправленные наружу регистрации не меняются.
• Склад приёмки должен быть в доступе сотрудника: по складу вне доступа кнопки серые.

Чего нет

• Не подписывает УПД и не отправляет ответ оператору ЭДО из Смартомато: ни один оператор сейчас не подключён. Поэтому подпись УПД как регистрация по накладным не заводится.
• Не передаёт данные в «Честный знак», ЕГАИС и в систему ветеринарных документов и не узнаёт оттуда статус. Погасить документ или подтвердить накладную нужно в самой внешней системе, а в Смартомато это отмечает человек.
• Не заводит регистрацию вручную: вид определяется позициями приёмки.
• Не умеет отметить регистрацию отказом или отменить уже сделанную отметку «Подтверждено».
• Не учитывает праздничные дни: срок в рабочих днях считается без производственного календаря, поэтому может наступить раньше нормативного.

Примеры

Приход с алкоголем по загруженной накладной

1. Кладовщик загружает УПД поставщика в «Приёмке». В очереди «Подтвердить наружу» появляется «Подтверждение накладной ЕГАИС» со статусом «Ждёт приёмки».
2. Он сопоставляет строки и проводит приход. Статус меняется на «Подтвердите наружу». Срок — конец следующего рабочего дня после поступления накладной, поэтому к проведению он может быть уже близок или наступить.
3. В ЕГАИС накладную подтверждают в самой системе, затем в карточке регистрации нажимают «Отметить подтверждённой» и пишут комментарий. Регистрация уходит в закрытые.

Приёмка с расхождениями по ветеринарному документу

1. Пришла накладная с позицией, подконтрольной госветнадзору. Регистрация «Гашение ветеринарного документа» ждёт приёмки.
2. Кладовщик проводит приход с меньшим количеством, чем в накладной. Решение — «Принято с расхождениями», срок гашения — сразу после приёмки.
3. Регистрация сразу выглядит «Просрочено», счётчик на вкладке растёт. После гашения у внешней системы её отмечают подтверждённой.

Отказ от накладной

1. В карточке накладной нажимают «Отклонить накладную» и пишут причину. Черновик прихода удаляется, решение по приёмке — «Не принято».
2. Регистрации накладной переходят в «Подтвердите наружу»: внешним системам нужно сообщить отказ или оформить возврат.
3. После этого в каждой отмечают, что подтверждение сделано.